Les charges locatives, aussi appelées charges récupérables, sont les dépenses initialement prises en charge par le propriétaire mais qu’il peut répercuter sur le locataire et donc se les faire rembourser par celui-ci. Cependant, dans le cas où le locataire paye ses charges locatives sous provision, le propriétaire se doit de réaliser une régularisation des charges tous les ans en comparant le total des provisions versées par les locataires et les dépenses effectives engagées par le propriétaire pendant l’année.

Dans une location meublée ou dans une colocation dont le bail a été signé après le 27 mars 2014, les charges récupérables n’ont pas à être régularisées si elles figurent sous forme de forfait dans le bail.

Ainsi, si les provisions sont supérieures aux véritables dépenses, le propriétaire doit reverser le trop-perçu au locataire. Dans le cas contraire, il demande un complément et ajuste les provisions pour l’année suivante.

Comment justifier le montant des charges locatives ?

Dans le cas où le propriétaire doit demander un complément au locataire afin de régulariser les charges locatives, le montant des charges récupérées par le bailleur doit être justifié. Pour cela, un mois avant cette régularisation, il doit communiquer à son locataire :

• le décompte des charges locatives par nature de charges (eau froide et chaude, ascenseur, électricité, etc.),
• le mode de répartition entre les locataires de la copropriété,
• et enfin une note d’information sur les modalités de chauffage et de production d’eau chaude sanitaire.

Le propriétaire devra alors tenir à disposition des locataires l’ensemble des pièces justificatives sur une période de 6 mois minimum.

La loi Alur précise qu’un bailleur ne pourra plus demander le paiement des charges impayées au-delà d’un délai de 3 ans. De plus, si le bailleur procède à la régularisation des charges plus d’un an après, le locataire peut demander un étalement du paiement sur 12 mois.

Notez que si le locataire quitte le logement avant la régularisation annuelle des charges, le propriétaire bailleur peut conserver jusqu’à 20% du dépôt de garantie en attendant l’arrêté des comptes de l’immeuble. Consultez notre article Le dépôt de garantie pour en savoir plus.